وسائل مراقبة الموظفين
يهتم أصحاب الأعمال والمدراء بمتابعة ومراقبة الموظفين، وفي بعض الأحيان قد يبالغ الكثير منهم في طبيعة الأدوات المستخدمة والتي قد تصل إلى تركيب كاميرات مراقبة في المكاتب أو متابعة بريدهم الالكتروني ! ومحاسبة الموظف على لحظة الدخول ولحظة الخروج من الدوام !
وهنا نسأل:
– هل فعلا يحتاج صاحب الحلال أو المدير أن يتابع كل صغيرة وكبيرة تتعلق بالموظفين ؟
– بكل تأكيد متابعة الموظفين وفريق العمل أمر هام ولكن كيف نتابع انتاجيتهم وكفاءتهم بشكل علمي وعملي احترافي دون التضييق عليهم أو انتهاك خصوصياتهم وكيف نبني الثقة بينهم؟
– هل الموظف المثالي موجود فعلا وهل يستطيع الموظف أن يلتزم ويعطي كامل طاقته دوما ؟
– كيف تعطي مواصفات الأيزو أدوات رقابة ومتابعة مثالية ؟ وكيف يمكن أن تتكامل مع أدوات وبرمجيات رقمية مساعدة ؟
لطلب خدمة دراسات الجدوى وغيرها من الخدمات الخاصة بشهادات الأيزو 9001 – 14001 – 45001 – 13485 – 22000 استخدم نموذج الطلب:
https://www.strategymission.org/request-services-ar/
– هل فعلا يحتاج صاحب الحلال أو المدير أن يتابع كل صغيرة وكبيرة تتعلق بالموظفين ؟
لا، ليس من الضروري أن يتابع صاحب العمل أو المدير كل صغيرة وكبيرة تتعلق بالموظفين. على الرغم من أهمية رصد إنتاجية الموظفين، إلا أن الرقابة الزائدة والمفرطة قد تكون ضارة وتؤثر سلبًا على بيئة العمل والعلاقة مع الموظفين.
الرقابة المفرطة قد تؤدي إلى:
- انخفاض مستوى الثقة: قد يشعر الموظفون بعدم الثقة في صاحب العمل أو المدير إذا شعروا بأنهم يتم مراقبتهم بشكل دائم ومفرط.
- زيادة التوتر والضغط: قد يتسبب الشعور بالرقابة المفرطة في زيادة التوتر والضغط على الموظفين، مما يؤثر سلبًا على أدائهم.
- تقليل الإبداع والابتكار: قد يشعر الموظفون بعدم الحرية في التعبير عن أفكارهم وتجربة أشياء جديدة إذا كانوا يعتقدون أنهم يتم مراقبتهم بصورة مفرطة.
- خوف الموظف من اتخاذ القرار وتحمل المسؤولية بسبب فرط الرقابة واستخدام أدوات العقوبات بشكل مفرط: حيث تصبح القرارات في أغلبها مركزية وقد تصل الأمور بأن ينفذ الموظف قرارات المدير حتى وان علم بأضرارها بعيدة المدى خوفا من النقاش أو تحمل المسؤولية.
- بطئ تدفق الأعمال.
- انشغال الموظفين بمشاكل اجتماعية ونفسية بسبب بيئة العمل خاصة لو تفاوتت الرقابة بينهم.
- تقليل انتماء الموظف للشركة وشعوره بالتهديد والرغبة بايجاد فرصة عمل بديلة.
– بكل تأكيد متابعة الموظفين وفريق العمل أمر هام ولكن كيف نتابع انتاجيتهم وكفاءتهم بشكل علمي وعملي احترافي دون التضييق عليهم أو انتهاك خصوصياتهم وكيف نبني الثقة بينهم؟
يتطلب الأمر النهوض بأساليب الحوكمة والرقابة والمتابعة التي تركز على النتائج أكثر من الطريقة (الطريقة مهمة لكن يمكن تغطيتها بالتدريب وتوفير التكنولوجيا أكثر من الرقابة عليها) وتحقق أهداف المنظمة بشكل شفاف وعادل. فيما يلي بعض النصائح لتحقيق ذلك وبناء الثقة بين صاحب العمل وفريق العمل:
قبل البدء في المتابعة، يجب تحديد الأهداف التي ترغب في تحقيقها من خلال متابعة الإنتاجية. ثم قم بتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تساهم في تحقيق تلك الأهداف بطريقة قابلة للقياس والتحقق منها.
استخدم أدوات تحليلية وتقنيات متقدمة لرصد الإنتاجية والكفاءة بشكل دقيق. يمكنك استخدام أنظمة إدارة الأداء وبرامج متابعة الإنتاجية لتحليل بيانات الأداء واستخراج نتائج علمية مثل برامج #ERP او برامج التخطيط مثل MS project أو تريلو أو بيتركس 24.
تواصل بشكل شفاف مع فريق العمل حول أهداف المتابعة والمؤشرات الأدائية المحددة. أوضح لهم أهمية هذه الرصد وكيف يمكن أن يساهم في تحسين أدائهم والتطوير المستقبلي.
اعتبر عملية المتابعة فرصة للتحسين المستمر وتطوير الموظفين. شجع الموظفين على تحديد التحسينات الممكنة وتقديم الاقتراحات لتحسين العملية والأداء.
ضع سياسات وإجراءات تضمن احترام خصوصية الموظفين وعدم انتهاكها أثناء عملية المتابعة. تأكد من أن البيانات والمعلومات المتعلقة بالموظفين تحفظ بشكل آمن وتتم معالجتها بسرية.
قم بتقديم التدريب والتطوير لصاحب العمل وفريق العمل حول كيفية استخدام أدوات المتابعة والرقابة بطريقة احترافية ودون التأثير السلبي على العلاقة مع الموظفين.
باستخدام هذه النصائح وبناء بيئة عمل شفافة واحترافية، يمكنك تحقيق متابعة مثمرة لإنتاجية الموظفين وزيادة ولائهم دون المساس بخصوصيتهم وتعزيز الثقة بين صاحب العمل وفريق العمل.
– هل الموظف المثالي موجود فعلا وهل يستطيع الموظف أن يلتزم ويعطي كامل طاقته دوما ؟
الموظف المثالي المطابق للصورة النمطية قد لا يكون موجود بالفعل، إذ تعتمد المثالية على توقعات وظروف محددة. يعتبر الموظف المثالي أمنية يتمناها أصحاب الأعمال. ومع أن الواقع يختلف عن النموذج المثالي، إلا أنه يمكن للموظفين أن يكونوا مستمرين في التحسن والتطوير.
هناك بعض الصفات التي تجعل الموظف يعتبر “مميزًا” أو “مثاليًا” في بعض الحالات، ومن هذه الصفات:
- الالتزام والمسؤولية: الموظف المثالي يلتزم بمهامه ويتحمل المسؤولية عن أدائها بشكل جيد.
- الاستعداد للتعلم والتطوير: يسعى الموظف المثالي لتعلم مهارات جديدة والاستفادة من التدريب لتحسين أدائه.
- العمل الجماعي: الموظف المثالي يتمتع بالقدرة على العمل الجماعي والتعاون مع زملائه في الفريق.
- الاحترافية: يتصرف الموظف المثالي بطريقة احترافية ويظهر الاحترام والأخلاق في تعامله مع الآخرين.
- الاستمرارية: يظهر الموظف المثالي الاستمرارية في أداء مهامه ويكون ملتزمًا بالتحسين المستمر.
ومع ذلك، هو من المهم أن نتذكر أن البشر ليسوا مثاليين بالطبع، ولكن يمكن للموظفين أن يعملوا بجد ويعطوا قصارى جهدهم لتحقيق أفضل أداء ممكن. من المهم أن يدرك صاحب العمل أن هناك تحديات وعوامل خارجة عن سيطرة الموظف يمكن أن تؤثر على أدائه، وعليه توفير الدعم والبيئة الملائمة لتحقيق الإنتاجية العالية والارتقاء بالفريق بشكل عام.
– كيف تعطي مواصفات الأيزو أدوات رقابة ومتابعة مثالية ؟ وكيف يمكن أن تتكامل مع أدوات وبرمجيات رقمية مساعدة ؟
تحقيق متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001 وأغلب المواصفات الأخرى الادارية يشتمل على توفير أدوات رقابة ومتابعة فعالة لضمان جودة العمل وتحسين الأداء. لتكون الأدوات فعالة ومثالية، يمكن اتباع الخطوات التالية:
- تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية:
قم بتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي تساهم في قياس أداء العمليات والتحقق من تحقيق أهداف الجودة والكفاءة. هذه المؤشرات يجب أن تكون متوافقة مع متطلبات المواصفة #الأيزو 9001 وأهداف المؤسسة.
- استخدام الأدوات التحليلية والإدارية:
يمكن استخدام أدوات تحليلية وإدارية مثل تحليل #SWOT وPDCA (Plan-Do-Check-Act) وعمليات التحسين المستمر لتحديد الفرص لتحسين العمليات وتطوير الأداء.
- بناء نظام متكامل للمراقبة:
استخدم منهجية متكاملة للمراقبة تشمل مراقبة العمليات والمنتجات وتحقيق مطابقة متطلبات الجودة والمواصفات.
- الاستفادة من التقنية الرقمية:
يمكن أن تتكامل أدوات وبرمجيات رقمية مساعدة للمراقبة والتحسين المستمر مع متطلبات الأيزو 9001. هذه البرمجيات يمكن أن تساهم في تحسين التتبع والتحليل وتوفير بيانات دقيقة لاتخاذ القرارات الإدارية. مثل برامج إدارة وتخطيط الأعمال سواء من خلال ERP مثل أوراكل وساب وأودوو أو غيرهم من البرامج الجاهزة سلفا.
- تدريب الفريق:
يجب تدريب فريق العمل على استخدام الأدوات والبرمجيات بطريقة فعالة ومؤهلة. يساعد التدريب على تعزيز القدرات والمعرفة وتحقيق أقصى استفادة من الأدوات المستخدمة.
- المتابعة المستمرة وتقييم الأداء:
يجب أن يكون هناك نهج مستمر للمتابعة وتقييم الأداء للتأكد من تحقيق الأهداف والتحسين المستمر.
كل ذلك يجب أن يكون موثق أو محوسب بشكل كامل. قد يكون صعبا في البداية لكنه سهل جدا مع الممارسة وتحوله لنهج عمل واجراءات عمل واضحة يلتزم بها الموظف القديم والجديد.
لا يوجد تعليق